4.3.1 ลักษณะปัญหาสิ่งแวดล้อม

องค์กรต้องจัดทำ นำไปปฏิบัติ และรักษาไว้ซึ่งขั้นตอนปฏิบัติงาน (ฉบับเดียวหรือมากกว่านั้น)

a) เพื่อชี้บ่งลักษณะปัญหาสิ่งแวดล้อมต่าง ๆ ของกิจกรรม ผลิตภัณฑ์ และบริการ ภายใต้ขอบเขตของการจัดทำระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม ทั้งในส่วนที่องค์กรสามารถควบคุมได้ และมีอำนาจเหนือสิ่งนั้นได้ เพื่อคำนึงถึงในการวางแผน หรือการพัฒนาใหม่ ๆ หรือการสร้างหรือปรับเปลี่ยนกิจกรรม ผลิตภัณฑ์ บริการ ใหม่ และ
b) เพื่อกำหนดว่าลักษณะปัญหานั้น มีหรืออาจมีผลกระทบที่สำคัญต่อสิ่งแวดล้อม เช่น ลักษณะปัญหาสิ่งแวดล้อมที่สำคัญ องค์กรต้องจัดทำข้อมูลดังกล่าวเป็นเอกสาร และทำให้เป็นปัจจุบันเสมอ องค์กรต้องมั่นใจว่าลักษณะปัญหาสิ่งแวดล้อมที่สำคัญได้ถูกพิจารณาในการจัดทำ การนำไปปฏิบัติ และการรักษาไว้ซึ่งระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม

4.3.2 กฎหมายและข้อกำหนดอื่น ๆ

องค์กรต้องจัดทำ นำไปปฏิบัติ และรักษาไว้ซึ่งขั้นตอนปฏิบัติงาน (ฉบับเดียวหรือมากกว่านั้น)
a) เพื่อชี้บ่งและเข้าถึงกฎหมายและข้อกำหนดอื่น ๆ ที่ประยุกต์ใช้ ซึ่งองค์กรเป็นสมาชิก โดยกฎหมายและข้อกำหนดอื่น ๆ ดังกล่าวเกี่ยวข้องกับลักษณะปัญหาสิ่งแวดล้อมขององค์กร และ
b) เพื่อกำหนดว่าข้อกำหนดต่าง ๆ ดังกล่าว นำไปประยุกต์ใช้กับลักษณะปัญหาสิ่งแวดล้อมขององค์กรอย่างไร

องค์กรต้องมั่นใจว่ากฎหมายและข้อกำหนดอื่น ๆ ที่ประยุกต์ใช้ ซึ่งองค์กรเป็นสมาชิกนั้น ได้ถูกพิจารณาในการจัดทำ นำไปปฏิบัติ และรักษาไว้ซึ่งระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม

4.3.3 วัตถุประสงค์ เป้าหมาย และโครงการ

องค์กรต้องจัดทำ นำไปปฏิบัติ และรักษาไว้ซึ่งวัตถุประสงค์และเป้าหมายสิ่งแวดล้อมที่เป็นเอกสาร สำหรับหน่วยงานและระดับที่เกี่ยวข้องภายในองค์กร

วัตถุประสงค์และเป้าหมายจะต้องวัดผลได้ในกรณีที่สามารถทำได้ และสอดคล้องกับนโยบายสิ่งแวดล้อม รวมทั้งความมุ่งมั่นที่จะป้องกันมลพิษ ปฏิบัติให้สอดคล้องตามกฎหมายและข้อกำหนดอื่น ๆ ที่องค์กรเป็นสมาชิก และการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

ในการจัดทำและทบทวนวัตถุประสงค์และเป้าหมาย องค์กรต้องคำนึงถึงกฎหมายและข้อกำหนดอื่น ๆ ที่องค์กรเป็นสมาชิก และพิจารณาถึงลักษณะปัญหาสิ่งแวดล้อมที่สำคัญ ทางเลือกด้านเทคโนโลยีและการเงิน ข้อกำหนดในการปฏิบัติการ และข้อกำหนดทางธุรกิจ รวมถึงมุมมองของผู้ที่มีส่วนได้ส่วนเสีย

องค์กรต้องจัดทำ นำไปปฏิบัติ และรักษาไว้ซึ่ง โครงการ (โครงการเดียวหรือมากกว่านั้น) เพื่อบรรลุผลตามวัตถุประสงค์และเป้าหมาย โดยโครงการนั้น ๆ ต้องรวมถึง
a) การกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบ เพื่อบรรลุผลตามวัตถุประสงค์และเป้าหมาย ในหน่วยงานและระดับที่เกี่ยวข้องภายในองค์กร และ
b) วิธีการและช่วงเวลาดำเนินการให้บรรลุผล

4.4.1 ทรัพยากร บทบาท ความรับผิดชอบและอำนาจหน้าที่

ฝ่ายบริหารต้องมั่นใจว่า ทรัพยากรที่จำเป็นมีเพียงพอต่อการจัดทำ การนำไปปฏิบัติ การรักษาไว้ และการปรับปรุงระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม ทรัพยากรในที่นี้ รวมถึงทรัพยากรบุคคล และความชำนาญเฉพาะทาง โครงสร้างพื้นฐาน (Infrastructure) ขององค์กร เทคโนโลยี และทรัพยากรทางการเงิน

บทบาท ความรับผิดชอบ และอำนาจหน้าที่จะต้องถูกกำหนด จัดทำเป็นเอกสาร และมีการสื่อสารเพื่อช่วยให้ง่ายต่อการจัดการสิ่งแวดล้อมอย่างมีประสิทธิผล

ผู้บริหารสูงสุดขององค์กรต้องแต่งตั้งผู้แทนฝ่ายบริหารเป็นการเฉพาะ (ท่านเดียวหรือมากกว่านั้น) ผู้ซึ่งนอกเหนือจากความรับผิดชอบอื่นแล้ว ต้องถูกกำหนดบทบาท ความรับผิดชอบ และอำนาจหน้าที่เพื่อ
a) ทำให้มั่นใจว่า ระบบการจัดการสิ่งแวดล้อมได้ถูกจัดทำ นำไปปฏิบัติ และรักษาไว้ โดยสอดคล้องตามข้อกำหนดของมาตรฐานสากลนี้
b) รายงานผลการดำเนินการของระบบการจัดการสิ่งแวดล้อมต่อผู้บริหารสูงสุดเพื่อทบทวน รวมถึงข้อเสนอแนะเพื่อการปรับปรุง

4.4.2 ความรู้ความสามารถ การฝึกอบรม และจิตสำนึก

องค์กรต้องมั่นใจว่า บุคคลใด ๆ ก็ตามที่ปฏิบัติงานให้องค์กร หรือปฏิบัติงานในนามองค์กร ซึ่งมีโอกาสก่อให้เกิดผลกระทบที่สำคัญต่อสิ่งแวดล้อม (เรื่องเดียวหรือมากกว่านั้น) ที่ชี้บ่งโดยองค์กร เป็นคนที่มีความรู้ความสามารถโดยบนพื้นฐานของการศึกษา การฝึกอบรม หรือประสบการณ์ที่เหมาะสม และจัดเก็บบันทึกที่เกี่ยวข้องไว้

องค์กรต้องชี้บ่งความจำเป็นในการฝึกอบรม (Training needs) ซึ่งเกี่ยวข้องกับลักษณะปัญหาสิ่งแวดล้อม และระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม โดยจะต้องจัดให้มีฝึกอบรม หรือดำเนินการใด ๆ เพื่อให้ตรงตามความจำเป็นนั้น และจัดเก็บบันทึกที่เกี่ยวข้องไว้

องค์กรต้องจัดทำ นำไปปฏิบัติ และรักษาไว้ซึ่งขั้นตอนปฏิบัติงาน (ฉบับเดียวหรือมากกว่านั้น) เพื่อมั่นใจว่าบุคคลใด ๆ ก็ตามที่ปฏิบัติงานให้องค์ กร หรือปฏิบัติงานในนามองค์กร มีความตระหนักถึง
a) ความสำคัญของการปฏิบัติตามนโยบายสิ่งแวดล้อม และขั้นตอนปฏิบัติงานต่าง ๆ ตลอดจนข้อกำหนดของระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม
b) ลักษณะปัญหาสิ่งแวดล้อมที่สำคัญ และความเกี่ยวข้องกับผลกระทบที่สำคัญต่อสิ่งแวดล้อมทั้งที่เกิดขึ้นจริงหรือมีแนวโน้มที่จะเกิดขึ้น จากการปฏิบัติงานนั้น ๆ รวมทั้งประโยชน์ด้านสิ่งแวดล้อมที่จะได้รับจากการปรับปรุงการปฏิบัติงานของบุคลากร
c) บทบาท และความรับผิดชอบของบุคลากร เพื่อบรรลุถึงความสอดคล้องกับข้อกำหนดของระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม
d) ผลเสียที่อาจเกิดขึ้นจากการไม่ปฏิบัติตามขั้นตอนปฏิบัติงานนั้น ๆ

4.4.3 การสื่อสาร

ในส่วนที่เกี่ยวกับลักษณะปัญหาสิ่งแวดล้อมและระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม องค์กรต้องจัดทำ นำไปปฏิบัติ และรักษาไว้ซึ่งขั้นตอนปฏิบัติงาน (ฉบับเดียวหรือมากกว่านั้น) สำหรับ
a) การสื่อสารภายในองค์กร ระหว่างหน่วยงานและระดับต่าง ๆ ขององค์กร
b) การรับ จัดทำเป็นเอกสาร และตอบสนองการสื่อสารที่เกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอกองค์กร

องค์กรต้องตัดสินใจว่าจะสื่อสารเรื่องลักษณะปัญหาสิ่งแวดล้อมที่สำคัญสู่ภายนอกหรือไม่ และการตัดสินใจดังกล่าวต้องเป็นเอกสาร ถ้าตัดสินใจที่จะสื่อสารแล้ว องค์กรจะต้องจัดทำวิธีการ (หนึ่งวิธีหรือมากกว่านั้น) สำหรับการสื่อสารภายนอก และนำไปปฏิบัติ

4.4.4 เอกสาร

เอกสารระบบการจัดการสิ่งแวดล้อมต้องรวมถึง
a) นโยบาย วัตถุประสงค์และเป้าหมายสิ่งแวดล้อม
b) คำอธิบายถึงขอบเขตของระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม
c) คำอธิบายถึงข้อกำหนดหลักของระบบการจัดการสิ่งแวดล้อมและความสัมพันธ์ของข้อกำหนด และการอ้างอิงไปยังเอกสารที่เกี่ยวข้อง
d) เอกสารต่าง ๆ รวมถึงบันทึก ที่มาตรฐานสากลนี้กำหนด และ
e) เอกสารต่าง ๆ รวมถึง บันทึกที่กำหนดขึ้นโดยองค์กรที่จำเป็นต้องมี เพื่อมั่นใจว่า มีการวางแผน การดำเนินการ และการควบคุมกระบานการที่เกี่ยวข้องกับลักษณะปัญหาสิ่งแวดล้อมที่สำคัญ อย่างมีประสิทธิผล

4.4.5 การควบคุมเอกสาร

เอกสารที่จำเป็นต้องมี ตามที่ระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม และมาตรฐานสากลกำหนด ต้องได้รับการควบคุม

บันทึกก็จัดเป็นเอกสารชนิดพิเศษอย่างหนึ่ง ซึ่งต้องได้รับการควบคุมเพื่อให้สอดคล้องกับข้อกำหนดที่ 4.5.4

องค์กรต้องจัดทำ นำไปปฏิบัติ และรักษาไว้ซึ่งขั้นตอนปฏิบัติงาน (ฉบับเดียวหรือมากกว่านั้น) เพื่อ
a) อนุมัติเอกสารว่าเหมาะสมต่อการใช้งาน/ก่อนแจกจ่าย
b) ทบทวน และปรับปรุงเอกสารตามความจำเป็น รวมทั้งอนุมัติเอกสารที่ปรับแก้ซ้ำ
c) มั่นใจว่ามีการชี้บ่งสถานการณ์แก้ไข และสถานะความเป็นปัจจุบันของเอกสาร
d) มั่นใจว่ามีเอกสารฉบับที่เกี่ยวข้องกับการใช้งาน มีพร้อมใช้ที่จุดปฏิบัติงาน
e) มั่นใจว่าเอกสารยังคงสภาพที่สามารถเข้าใจและอ่านได้ง่าย
f) มั่นใจว่า เอกสารจากภายนอกที่องค์กรเห็นว่าจำเป็นต้องใช้ในการวางแผน และการดำเนินการของระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม จะต้องมีการชี้บ่งไว้ และควบคุมการแจกจ่ายเอกสารเหล่านั้น และ
g) ป้องกันการนำเอกสารที่ถูกยกเลิกไปใช้โดยไม่ตั้งใจ และมีการชี้บ่งเอกสารเหล่านั้นอย่างเหมาะสม หากต้องจัดเก็บไว้เพื่อวัตถุประสงค์ใด ๆ ก็ตาม

4.4.6 การควบคุมการดำเนินงาน

องค์กรต้องบ่งชี้และวางแผนดำเนินงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับลักษณะปัญหาสิ่งแวดล้อมที่สำคัญ ซึ่งสอดคล้องกับนโยบายสิ่งแวดล้อม วัตถุประสงค์และเป้าหมาย เพื่อมั่นใจว่าการดำเนินการภายใต้เงื่อนไขที่กำหนดไว้ โดย
a) จัดทำ นำไปปฏิบัติ และรักษาไว้ซึ่งขั้นตอนปฏิบัติงานที่เป็นเอกสาร (ฉบับเดียวหรือมากกว่านั้น) เพื่อควบคุมสถานการณ์ต่าง ๆ ซึ่งหากปราศจากขั้นตอนปฏิบัติงานที่เป็นเอกสารนั้นแล้ว อาจนำไปสู่การปฏิบัติที่เบี่ยงเบนไปจากนโยบายสิ่งแวดล้อม วัตถุประสงค์และเป้าหมายได้ และ
b) กำหนดเกณฑ์การดำเนินงานไว้ในขั้นตอนปฏิบัติงาน และ
c) จัดทำ นำไปปฏิบัติ และรักษาไว้ซึ่งขั้นตอนปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องกับลักษณะปัญหาสิ่งแวดล้อมที่สำคัญของสินค้าและการบริการขององค์กร ที่ได้ชี้บ่งไว้แล้ว และสื่อสารขั้นตอนปฏิบัติงานที่ใช้และข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องไปยังผู้ขาย รวมถึงผู้รับจ้างช่วง

4.4.7 การเตรียมพร้อม และตอบสนองต่อสภาวะฉุกเฉิน

องค์กรต้องจัดทำ นำไปปฏิบัติ และรักษาไว้ซึ่งขั้นตอนปฏิบัติงานที่เป็นเอกสาร (ฉบับเดียวหรือมากกว่านั้น) เพื่อชี้บ่งสภาวะฉุกเฉินและอุบัติเหตุที่อาจเกิดขึ้น ซึ่งสามารถเกิดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม (เรื่องเดียวหรือมากกว่านั้น) และวิธีการตอบสนองขององค์กรต่อเหตุการณ์เหล่านั้น

องค์กรต้องตอบสนองต่อสภาวะฉุกเฉิน และอุบัติเหตุที่เกิดขึ้นจริงและป้องกัน หรือ ลดผลกระทบด้านสิ่งแวดล้อมเชิงลบ (Adverse) ที่เกี่ยวข้อง

องค์กรต้องทบทวนขั้นตอนปฏิบัติงานสำหรับการเตรียมพร้อม และตอบสนองต่อสภาวะฉุกเฉินเป็นระยะ และให้ปรับปรุงขั้นตอนปฏิบัติงานตามความจำเป็น โดยเฉพาะอย่างยิ่ง หลังเกิดอุบัติเหตุหรือสภาวะฉุกเฉินจริง

องค์กรต้องทดสอบขั้นตอนปฏิบัติงานเป็นระยะ ๆ เท่าที่สามารถทำได้

4.5.1 การติดตามผลและการตรวจวัด

องค์กรต้องจัดทำ นำไปปฏิบัติ และรักษาไว้ซึ่งขั้นตอนปฏิบัติงานที่เป็นเอกสาร (ฉบับเดียวหรือมากกว่านั้น) เพื่อติดตามและตรวจวัดอย่างสม่ำเสมอ ในจุดสำคัญของการปฏิบัติงาน ซึ่งอาจมีผลกระทบที่สำคัญต่อสิ่งแวดล้อม ขั้นตอนปฏิบัติงานนี้ต้องรวมถึงการเก็บข้อมูลเพื่อติดตามผลการดำเนินงาน การติดตามการควบคุมการดำเนินงาน และการติดตามความสอดคล้องตามวัตถุประสงค์และเป้าหมายด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร เป็นเอกสาร

องค์กรต้องมั่นใจว่า อุปกรณ์/เครื่องมือที่ใช้ในการติดตามและตรวจวัดผ่านการสอบเทียบ หรือทวนสอบและรักษาอุปกรณ์/เครื่องมือนั้น รวมทั้งต้องจัดเก็บบันทึกที่เกี่ยวข้องไว้

4.5.2 การประเมินความสอดคล้อง


องค์กรต้องจัดเก็บบันทึกผลการประเมินเป็นระยะนั้นไว้

4.5.3 ข้อบกพร่อง การปฏิบัติการแก้ไข และการปฏิบัติป้องกัน

องค์กรต้องจัดทำ นำไปปฏิบัติ และรักษาไว้ซึ่งขั้นตอนปฏิบัติงานที่เป็นเอกสาร (ฉบับเดียวหรือมากกว่านั้น) เพื่อดำเนินการกับข้อบกพร่องที่เกิดขึ้น และข้อบกพร่องที่มีแนวโน้มจะเกิดขึ้น รวมทั้งดำเนินการปฏิบัติการแก้ไขและดำเนินการปฏิบัติการป้องกัน โดยขั้นตอนปฏิบัติงานนี้ ต้องครอบคลุมถึง
a) การชี้บ่งและแก้ไขข้อบกพร่องที่เกิดขึ้น และดำเนินการ เพื่อลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมนั้น
b) การสืบสวนข้อบกพร่อง และการหาสาเหตุ และดำเนินการเพื่อหลีกเลี่ยงการเกิดซ้ำ
c) การประเมินความจำเป็นของการดำเนินการเพื่อป้องกันข้อบกพร่อง และปฏิบัติตามแนว ดำเนินการที่เหมาะสมที่วางไว้เพื่อป้องกันการเกิดข้อบกพร่อง
d) บันทึกผลการปฏิบัติการแก้ไขและการปฏิบัติการป้องกันที่ดำเนินการไป และ
e) ทบทวนประสิทธิผลของการปฏิบัติการแก้ไข และการปฏิบัติการป้องกันที่ดำเนินการไป

การดำเนินการที่ดำเนินการไปจะต้องเหมาะสมกับขนาดของปัญหาและผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมที่เกิดขึ้น

องค์กรต้องมั่นใจว่า เอกสารระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม ได้ถูกแก้ไขตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นตามความจำเป็น

4.5.4 การควบคุมบันทึก

องค์กรต้องจัดทำ และรักษาบันทึกที่จำเป็นต้องมี เพื่อแสดงถึงความสอดคล้องตามข้อกำหนดของระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม และมาตรฐานสากลนี้ และผลลัพธ์ที่ได้ องค์กรต้องจัดทำ นำไปปฏิบัติ และรักษาไว้ซึ่งขั้นตอนปฏิบัติงานที่เป็นเอกสาร (ฉบับเดียวหรือมากกว่านั้น) สำหรับการชี้บ่ง การจัดเก็บ การรักษาสภาพ การเรียกใช้ ระยะเวลาเก็บรักษา และการทำลายบันทึก

บันทึกต้องเข้าใจได้ง่าย ชี้บ่งได้ และสามารถสอบย้อนได้

4.5.5 การตรวจติดตามภายใน

องค์กรต้องมั่นใจว่า การตรวจติดตามภายในตามระบบการจัดการสิ่งแวดล้อมต้องดำเนินการตามช่วงเวลาที่วางแผนไว้ เพื่อ
a) พิจารณาว่าระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม
b) เป็นข้อมูลเกี่ยวกับผลการตรวจติดตามให้แก่ฝ่ายบริหาร

องค์กรจะต้อง วางแผน จัดทำ นำไปปฏิบัติ และรักษาไว้ ซึ่งโปรแกรมการตรวจติดตาม โดยพิจารณาถึงความสำคัญต่อสิ่งแวดล้อมของการปฏิบัติการต่าง ๆ และผลของการตรวจติดตามครั้งที่ผ่านมา

ต้องจัดทำ นำไปปฏิบัติ และรักษาไว้ซึ่งขั้นตอนปฏิบัติงานที่เป็นเอกสาร (ฉบับเดียวหรือมากกว่านั้น) ซึ่งระบุถึงสิ่งต่อไปนี้

ความรับผิดชอบ และข้อกำหนดในการวางแผนและดำเนินการตรวจติดตาม การรายงานผลการตรวจ และเก็บบันทึกที่เกี่ยวข้อง

การกำหนดเกณฑ์การตรวจติดตาม ขอบเขต ความถี่ และวิธีการตรวจ

การคัดเลือกผู้ตรวจประเมินและการดำเนินการตรวจ ต้องมั่นใจ ในเรื่องการตรวจโดยยึดตามข้อเท็จจริงที่พบ (Objectivity) และมีความเป็นกลาง (Impartiality) ตลอดกระบวนการตรวจติดตาม